Por Adriana Necochea – fundadora de Sakkana Comunicaciones
Nos encontramos en la temporada en donde se incrementa la demanda de eventos corporativos, de integración, sociales, entre otros; debido a celebraciones por fin de año, navidad, cumplir con la meta de ventas, etc. Con ello la necesidad de contar con una productora de eventos o planner para lograr desarrollar un evento exitoso e innovador que deje sorprendidos a los asistentes.
Para ello desde Sakkana Comunicaciones, te dejamos seis consejos vitales a tener en cuenta para ejecutar un evento de alto nivel:
- El concepto
Identifica el concepto del evento y el perfil de los asistentes para transmitir de manera adecuada lo que se desea. Si es un evento navideño para los hijos de colaboradores de una empresa, es necesario establecer un concepto ligado a ese tema y público, puede ser por ejemplo la fábrica de regalos de Papá Noel, con ese concepto se debe empezar a elaborar las gráficas visuales y materiales de decoración.
Además, se debe ser innovador estableciendo un factor sorpresa, la tecnología puede ser nuestra aliada, sin perder de radar a los cinco sentidos (olfato, vista, tacto, gusto, oído) esto lograra que el cliente conecte con el concepto. Debemos colocar música acorde al concepto por ejemplo villancicos, un aromatizador agradable al olfato que sea afín al concepto, la decoración de la fábrica de juguetes nos ayudará con lo visual y el tacto, finalmente el catering debe ser adecuado a la temática.
- Proveedores
Es imprescindible trabajar con proveedores de alta calidad, debemos de pedir muestra de los materiales a usar, calidad de telas de manteles, de toldos, escenario, materiales para decorar, etc. Asimismo, es preferible degustar el catering o parte de este para estar seguros de lo que se va ofrecer en el evento, es recomendable colocar el nombre de platos e ingredientes que son propenso a producir alergia, si están en la mesa. Recuerda que todo esto debe ser aprobado previamente por el cliente final.
- Permisos
Asegúrate de contar con el debido tiempo los permisos necesarios de la municipalidad, Apdayc y Unimpro (en caso haya música), entre otras licencias pertinentes de acuerdo a lo que demande el evento. Esto con el fin de evitar inconvenientes y multas. Normalmente los permisos municipales para eventos grandes o públicos demoran alrededor de un mes.
- El montaje
Realizar el montaje te tomará cierto tiempo, por ello es recomendable iniciar el armado con uno o dos días previos al evento, dependiendo de la magnitud de este, hablamos de un evento grande para más de 100 personas que cuentas con estrado, pantallas LED, luces, estructuras, etc. Además, es necesario asegurarse de que todo funcione de manera correcta, para esto se debe hacer pruebas de sonido, luces, resistencia de estructuras, entre otros.
- Equipo de trabajo
Cuenta con un equipo de producción con experiencia y capacidad de liderazgo. Ellos son los responsables de cumplir con la correcta supervisión de los proveedores y, sobre todo de que el evento se desarrolle de manera exitosa, siendo capaces de solucionar cualquier problema que se presente.
- Seguridad
Es sumamente importante contar con personal de vigilancia, si es necesario ambulancias y/o bomberos por si se presenta algún incidente (esto lo solicitará la municipalidad de acuerdo a la cantidad de asistentes). Con respecto a la ejecución del evento, siempre contrata proveedores que cuenten con SCTR (seguro complementario de trabajo de riesgo). Ellos deben disponer de los implementos establecidos por normas de seguridad como cascos, botas, arnés, etc. para el montaje del evento.
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