Evaluación de proveedores para construcción de tiendas y puntos de venta

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 Roger Evangelista° Consultor en Imagen Corporativa Retail

 

El fuerte crecimiento del sector retail tiene relación directa con la necesidad de más tiendas y puntos de venta para el canal moderno° así como exhibiciones° corners y mobiliario para tiendas por departamento y supermercados. Como consecuencia de ello° se observa un interesante crecimiento en la industria de producción de mobiliario comercial y en la demanda de profesionales de arquitectura comercial.

El sector retail° por su dinámica comercial° optimización de tiempos y espacios° exige operaciones con soluciones rápidas° proveedores con capacidad de resolver imprevistos que se generan durante la producción de mobiliario y que eviten afectar fechas de entrega. También deben ser capaces de resolver cualquier problema que se presente durante un montaje a cierre de tienda de modo que al amanecer todo quede listo para seguir vendiendo.

En este crecimiento° fuente de generación de empleo para muchos proveedores° también da origen a la proliferación de empresas informales con bajo profesionalismo° que ante la incapacidad de enfrentar las exigencias operativas que demanda servir al sector retail° terminan perjudicando en imagen y rentabilidad a las marcas que son sus clientes. Para una marca° dejar de vender o estar sin exhibición dos o tres días puede significar la rentabilidad de un mes o más.

Hace poco concluimos una consultoría para un cliente propietario de centros comerciales y tiendas por departamento° cuyos ejecutivos estaban preocupados por la necesidad de evaluar proveedores para sus proyectos de expansión. Nos solicitaron desarrollar una metodología que les permita seleccionar potenciales proveedores con baja probabilidad de fallas en el cumplimiento de plazos y especificaciones técnicas de sus tiendas y exhibiciones° para lo cual realizamos una investigación sobre los problemas presentados durante los dos últimos años° de modo que permita diagnosticar la causa y encontrar una solución.

Con la autorización de nuestro cliente compartimos algunos de los resultados de este estudio que° si bien fueron basados en sus superficies comerciales° pueden ser extrapoladas al mercado.

Los principales problemas que se presentaron al cliente final:

• 68% Incumplimiento de fechas de entrega pactadas.

• 42% Diseño no apropiado para sus exhibiciones (no es funcional o no facilita la venta).

• 55% Diferencia entre los diseños ofrecidos y los productos entregados.

• 65% Malos acabados y/o fallas constructivas.

• 82% de los proyectos tuvieron que reprocesarse o darle alguna reparación posterior a la instalación.

Las principales razones de origen fueron:

• Incapacidad operativa del proveedor° falta de infraestructura propia° maquinaria y herramientas inadecuadas o insuficientes.

• Alta dependencia de subcontratistas. Tercerizan muchos procesos clave y no cuentan con personal o con talleres propios.

• Incapacidad financiera e insolvencia económica para asumir los proyectos.

• El proveedor asumió un proyecto a pesar de no contar con la capacidad operativa ni financiera que el proyecto demanda.

• Falta de personal idóneo° personal operativo improvisado.

• Falta de experiencia y/o poco tiempo en el mercado.

• Se comprometieron en corto tiempo para ejecutar el proyecto.

• Indecisiones del cliente y modificaciones en el proceso.

Si bien son aspectos que deben mejorar los proveedores° en los que el cliente puede intervenir muy poco° la gran conclusión fue que el cliente es quien debe elegir correctamente a su proveedor° y esta acción sí depende de él. Para ello se debe hacer una evaluación del proveedor que incluye la creación de un expediente con documentos muy sencillos de conseguir y que ayudan a conocer la situación de la empresa en la que depositamos nuestra confianza para realizar un proyecto.

PARÁMETROS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

1. Sobre la capacidad operativa del proveedor:

• Visita de instalaciones: Generalmente los proveedores de puntos de venta en nuestro país son emprendedores que tienen sus inicios en la publicidad° marketing o son exvendedores. Por tanto son muy buenos “vendiéndose” mostrando un buen brochure o website. Por eso es imprescindible la visita a las instalaciones o talleres y observar su real capacidad productiva y de organización° con lo cual podremos conocer mejor a nuestro socio para el proyecto.

• Conocer el coeficiente de autonomía: La ejecución de proyectos para puntos de venta y tiendas en centros comerciales siempre tiene factores imprevistos. Por ello es importante conocer qué tan autónomo o dependiente de subcontratistas es nuestro proveedor. Esto nos permitirá estimar qué tan bien podrá resolver cualquier imprevisto que se le presente de modo que la marca termine sin verse afectada. Para calcular este coeficiente se elabora un cuadro detallando los procesos más relevantes del proyecto. Por ejemplo: producción de corners de exhibición.

• Relación tamaño del proyecto vs. Trayectoria de la empresa (TP/ TE): Nos indica la proporción que representa el proyecto que deseamos encomendar respecto al total de los proyectos que realizó el proveedor en todo el año anterior. Debe existir una relación lógica y prudencial entre el valor en dinero del proyecto por asignar respecto a la facturación total gestionada en todo el año anterior. Por ejemplo: Se desea asignar un proyecto de una tienda valorizada en S/. 300°000 y se tiene dos postores: el Proveedor “A” que el año pasado facturó S/. 5´000°000 y el proveedor “B” que en el mismo año facturó S/. 600°000.

Cálculo TP/TE de “A”: S/. 300°000 / 5’000°000 = 6%. Esto significa que el proyecto es equivalente al 6% que el postor gestionó durante el año pasado. Mientras que el TP/TE del proveedor “B”: S/. 300°000 / S/. 600°000 = 50%.

Esto significa que el proyecto a asignar es el 50% de todo lo que pudo gestionar en un año. Cuanto menor sea el coeficiente° es menor el riesgo. Este análisis puede hacerse más ácido aún si lo comparamos con la facturación del proveedor del año anterior° pero solo de la categoría a evaluarse° o de proyectos similares al que postula.

2. Sobre la capacidad financiera del proveedor y evitar riesgos:

• Referencias bancarias: Solicitar la relación de bancos con que trabaja el proveedor y el nombre de sus sectoristas° quienes podrán brindar referencias sobre la situación financiera y la solidez de la empresa para recibir los adelantos y medir el nivel del proyecto a asignar. Así se evita que esos adelantos terminen cubriendo deudas impagas a terceros.

• Líneas de crédito: Las empresas por lo general tienen condiciones de pago a 30° 60 ó más días a sus proveedores. Por eso es fundamental que el proveedor cuente con líneas de crédito que le permitan hacer el proyecto encomendado con la garantía de poder concluirlo. En caso contrario es alto el riesgo de retrasos en la producción por falta de liquidez. Conocer el tamaño de las líneas de crédito permite relacionar el tamaño del proyecto que podemos encomendar.

• Las cartas fianza: Cuando se entrega un adelanto al proveedor° se debe exigir una carta fianza. Este mecanismo es útil no solo para proteger el dinero entregado° sino porque obliga al proveedor a cumplir con fechas pactadas y no desviar los fondos a otro proyecto.

3. Documentos a exigir y la información que aportan para conocer la formalidad y solvencia del proveedor:

• PDT: Solicitar el PDT de los últimos 2 años. Esto nos permite conocer el nivel de ventas gestionado previamente° lo cual es importante para evaluar la proporcionalidad entre el proyecto a encomendar respecto a su venta acumulada. Por ejemplo° sería muy riesgoso entregar un proyecto que en tamaño representa el 50% o más de las ventas realizadas durante todo un año. El nivel de ventas también nos brinda una idea del respaldo que podemos esperar ante un eventual reclamo° incumplimiento o garantía de nuestro proveedor.

• Reporte de Infocorp de la empresa: Nos brinda la visión de la correcta gestión de la empresa y una noción de las obligaciones del proveedor frente a terceros° que eventualmente podrían tomar alguna acción contra la empresa° perjudicando proyectos que se tengan en curso. Con el análisis de este reporte se puede percibir la solvencia moral y el nivel de cumplimiento de responsabilidades de su candidato a proveedor.

• Infocorp del representante legal o propietario: Para el caso de las micros y pequeñas empresas existe una fuerte interdependencia entre el dueño y su empresa. En estos casos° más importante que el reporte de la empresa es la información sobre el dueño° ya que si este tiene fuertes deudas personales impagas va a impactar de todos modos a su empresa. Cualquier incidente afectará a ambas partes.

En este sector existe alta evasión de impuestos y de responsabilidades para con los clientes. Algunos crean nuevas empresas para no ser reconocidos e inclusive se presentan nuevamente al mismo cliente bajo otra “marca de empresa” o testaferros.

Nota: una forma simple de entender Infocorp es revisando el score. Cuanto más cercano a 999 el riesgo es mínimo; y cuanto menor sea° el riesgo es más alto.

• Ficha R.U.C. actualizada: Se puede descargar por internet. Permite ver si la empresa está en orden y “habida”. En caso contrario sus facturas no serán válidas. Asimismo podemos ver el tiempo que tiene en el mercado (inicio de actividades) y comprobar que las direcciones reales coincidan con las referencias comerciales° evitando así sorpresas indeseables.

• Plame (planilla electrónica): Este reporte° que también se descarga de internet fácilmente° nos permite verificar la cantidad de personal “formal” con el que cuenta el proveedor y representa la capacidad operativa real para enfrentar un proyecto; evita además contingencias laborales° ya que las empresas como clientes tienen responsabilidad solidaria sobre los empleados de sus proveedores. Es decir° si un proveedor tomó servicios de alguien que no lo puso en planilla o incumplió con sus pagos° esta persona podría ir contra el cliente final (usted) con solo demostrar que participó en la obra ejecutada.

• Organigrama: Solicitarlo permite conocer las áreas de soporte con las que cuenta el proveedor y que lo respaldarán durante el proyecto. Cuanto más distribuidos estén los roles de operación (planeamiento° producción° logística° supervisión)° los del área comercial y administrativa° el proveedor podrá ejecutar con mayor holgura un proyecto° tendrá apoyo para resolver imprevistos° coordinaciones con su cadena operativa y enfocarse en su proyecto sin distracciones administrativas° financieras ni logísticas° brindando un mejor servicio sin impactar en retrasos o pérdidas de tiempo.

Exigir formalidad cuando vamos a invertir en tiendas o puntos de venta va más allá de colaborar en la mejora de nuestro país° de cumplir con los contratos del área de compras o las políticas corporativas de la empresa. Es también para proteger los resultados° cumplimiento de tiempos° ahorro de dinero y° sobre todo° evitarle un estrés innecesario en su trabajo.

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