La transformación digital de las ferias y los eventos

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Por Carlos Bustos Mancera (España), Gerente General de ONHOFF AMÉRICA

El aprovechamiento de la tecnología para integrar la revolución digital en los eventos sin dejar a nadie detrás, reduciendo la brecha digital y acompañando a todos los asistentes es un reto e implica aceptar que cada uno de los grupos de interés tienen grados de conocimiento y capacidades de uso de la tecnología asimétricos. Por ello, programar capacitaciones pueden ayudar a alinear intereses.

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Evolucionar no es dejar de imprimir el material impreso o ponerlo en un CD de un año para otro, pero se debe estar abierto a ir haciendo pequeños cambios que poco a poco o de manera disruptiva permitan evolucionar las propuestas de valor.

 Un programa de un evento, una guía de Expositores, el plano del evento, la presentación de las ponencias e incluso las presentaciones de los ponentes o de los expositores participantes que hasta ahora se presentaban sólo impresas o a los sumo en PDF descargable, CD o HTML ahora pueden ser virtualizadas e indexadas, publicadas en su web, distribuidas y redistribuidas one to one en un entorno cerrado sencillo y cómodo sin depender de técnicos gracias a las nuevas plataformas disponibles que se ofertan junto con capacitación y asesoramiento .

 Cada uno de los materiales que hasta ahora solo estaban disponibles impresos puede ser enriquecido y entregado digitalmente de manera nominal, lo que le permite optimizar muchos procesos desde el registro a la entrega de material o el acceso a los materiales o la distribución.

 Atraer a la gente a un evento es cada vez más difícil y por eso establecer relaciones digitales previas que motiven el interés y posteriores al evento que permita alargar la relación entre eventos.  Esto obliga sobre todo a trabajar los contenidos ya que usar las redes sociales y otros canales como el email y el SMS no sirve si los contenidos no son relevantes, interesantes y atractivos. Algunas ideas que cualquier organizador puede implementar de inmediato

Reutilización del material impreso on-line
Usar los diseños que antes solo se usaban en papel o que se presentaban en PDF con los nuevos sistemas de encuadernación digital permite optimizar el proceso creativo previo a la impresión y dar vida on-line a ese contenido para su promoción incluso antes de que se complete la impresión o la distribución del contenido en papel. Usar esos sistemas como complemento del papel permiten optimizar su inversión, capturar métricas y crear bases de datos. La reutilización se aprovecha mucho más si todos los materiales que se diseñen han tenido en cuenta algunos detalles para aprovechar las ventajas que proporcionan su uso on-line. Nosotros lo llamamos hibridación de contenidos tradicionales.

 Hibridar el contenido y darle vida
Evolucionar un contenido antes de llevarlo a la imprenta requieren un trabajo en equipo entre el responsable de su diseño, marketing y ventas para poder contextualizar las ventajas y explicarlas a los receptores.  La situación en el Perú en dónde existe un público altamente heterogéneo implica que el material impreso deba está diseñado para provocar la interactuación desde PC tanto como desde un smartphones para que los receptores puedan interactuar con los contenidos que reciben y conducir sus impulsos de saber, informarse, ahorrar o ganar.

Identificar a los nuevos candidatos y reducir la brecha digital
La gestión inteligente de los contenidos de un evento permite no romper con los visitantes acostumbrados a los formatos paginados y ayuda a identificar a los nuevos candidatos on-line ya que ese contenido puede ser indexado y encontrado.  Piense en la fase de diseño en los grupos etéreos de los receptores a los que se desea entregar el contenido y defina los objetivos de la comunicación.  Tanto si es usted un organizador de eventos corporativos como privados debe empezar a saber cuáles son las preferencias de sus clientes, si quiere podemos ayudarles.

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