El espacio físico es limitado y presenta unas barreras que la tecnología es capaz de romper. Ahora esto cobra especial relevancia en este contexto de crisis sanitaria provocada por el coronavirus, que ha obligado a cancelar cientos de eventos presenciales en todo el planeta.
Así, los eventos virtuales se imponen como una alternativa para continuar interactuando con los clientes, mostrar los productos y servicios de una compañía y, en definitiva, dar continuidad a los negocios.
Evelyn Ruiz Moreno, directora general de Luz y Magia, menciona que aquí se aplica perfectamente el dicho que en las crisis se encuentran las grandes oportunidades. “Esta pandemia nos ha obligado a reinventarnos y mirar más allá de lo acostumbrado para adaptarnos a esta nueva realidad. El mundo de los eventos nos da la oportunidad de innovar y explorar nuevos escenarios”, señala.
Los eventos online se han democratizado a través de la pandemia, dejando de ser exclusivos de las industrias de tecnología o de las grandes corporaciones. Hoy nos vemos inmersos en una carrera contra el tiempo, buscando adaptar el mundo de los eventos presenciales al mundo virtual.
“Las restricciones a la interacción presencial han obligado a procesos de reinvención no solo de la plataforma o acceso a la experiencia, sino a la forma en la que nos relacionaremos en el futuro inmediato”, menciona Fernando Quezada Lamas, director corporativo de Classis Corp.
Pero ¿volveremos a esa “normalidad” en la que estábamos acostumbrados, es decir, al modelo existente antes de la pandemia? ¿las nuevas condiciones sanitarias globales podrían marcar el nacimiento de un nuevo modelo de negocio para este sector?
Mundo off y on line
A medida que la pandemia del coronavirus se intensifica, las marcas y empresas están buscando en el reino virtual una nueva forma de transmitir contenido y conectarse con los clientes. Es así que los eventos virtuales cobran mayor protagonismo incorporando nuevas aplicaciones y herramientas para crear nuevas experiencias con un mayor alcance.
Para Evelyn Ruiz Moreno, directora general de Luz y Magia, esto marca el inicio de una gran transformación en eventos a nivel mundial. “Conforme salgamos del aislamiento social vamos a tener eventos semipresenciales o híbridos con lo mejor del mundo presencial y virtual, así podríamos tener eventos que reúnan a más personas (físicas y online) en diferentes locaciones, cámaras de mayor definición, tele presencia, realidad virtual, videowalls, expresiones artísticas y todo lo que podamos imaginar”, añade.
De igual forma, Koki Moran, Gerente General de KMJK, afirma que en el futuro cercano, los eventos será un híbrido que mezclen la experiencia de los eventos presenciales con la interactividad de los eventos virtuales.
“Las empresas y marcas se han dado cuenta que lo digital es imperativo para seguir conectando con sus clientes y mantenerse relevantes en el mercado, ha sido un proceso gradual pero muy rápido de aprendizaje y adaptación”, agrega.
Más allá de los espacios virtuales, otras plataformas como Youtube están siendo utilizadas cada vez más como escenario alternativo de eventos digitales. La crisis del coronavirus, ha supuesto sin duda un punto de inflexión, y cada vez, más marcas recurren a realizar sus presentaciones en vivo exclusivamente online, dejando de lado los tradicionales eventos multitudinarios desarrollados en recintos cerrados.
Y, por supuesto, también ha cambiado la situación en congresos, seminarios, conferencias, talleres, ferias virtuales con recorrido 3D, entre otro tipo de actividades que aglomeran a muchas personas. Quien esté en la base de datos de alguna empresa B2B habrá recibido invitaciones y más invitaciones para webinars. Es la herramienta que está hoy muy presente para mantener la actividad y la conexión, especialmente como plataforma para transmitir voces expertas en estos tiempos y vinculadas con lo que las empresas necesitan saber en la era del coronavirus.
Edgar Jimenez, Gerente General de Megashow, enfatiza que ahora se han multiplicado ante la necesidad del consumidor de tener información, no solamente referente a noticias, sino información para el cambio tan radical en sus vidas, cambios laborales, financiamientos, crisis, etc.
“Los conversatorios ya sean gratuitos o pagos se han montado sobre la necesidad de información que hoy tenemos las personas en un mundo donde a pesar de la abundante información disponible, seguimos confiando en ecosistemas que nos garanticen confiabilidad ya sea por la marca o por los expositores detrás del mensaje. La ignorancia activa que predomina en las redes sociales o el alto grado de desinformación de algunos medios, han generado esta necesidad de acudir a especialistas”, sostiene Fernando Quezada Lamas, director corporativo de Classis Corp.
El nuevo escenario
El mundo cambió y también la forma de relacionarnos, de comprar, de comunicarnos; se han establecido nuevas prioridades y orientados los esfuerzos de las organizaciones a temas como la redefinición de propósitos o la solidaridad corporativa.
Y dado que nadie sabe a ciencia cierta cuándo podrían volver a autorizarse las aglomeraciones, también se cree que este sector pueda ser el último en volver a la normalidad.
“Los eventos online y las nuevas plataformas de virtualización convivirán con nosotros como una realidad, y no como una moda pasajera que dejaremos atrás.”, resalta Fernando Quezada Lamas, director corporativo de Classis Corp, agencia de comunicación dedicada a la gestión, conceptualización y producción de eventos corporativos y empresariales.
“La microsegmentación y la eliminación de los eventos gremiales, sin medición de efectividad, será el nuevo escenario del evento presencial con todo un nuevo protocolo y layout de bioseguridad, como un eco nostálgico del cara a cara y que las empresas buscaremos flexibilidad en las condiciones de cancelación por circunstancias fortuitas”, añade.
Para Edgar Jimenez, Gerente General de Megashow, la migración al mundo digital ya no es algo lejano, el consumidor lo seguirá eligiendo, aun cuando pase la pandemia. “Nuestra conducta social está cambiando, el mundo no será el mismo nunca más.”, señala.
Retos a futuro
Sin duda, los eventos online también nos presentan retos a superar para que el éxito de las iniciativas puestas en marcha alcance el impacto y éxito deseado. Y sobre todo, unos objetivos claros que no siempre se alcanzan con facilidad.
Planificar y utilizar todo tipo de recursos para captar y acaparar la atención de solo unos pocos de cientos de curiosos no sirve para competir en un escenario donde los eventos tienen que atraer la participación y colaboración de todos.
“La colaboración es la clave del éxito, y el incorporar herramientas o nuevas plataformas conlleva un periodo de aprendizaje tanto para el cliente como para el organizador, eso sí, esa ventana de tiempo es cada vez más escasa, y la adaptación a esta nueva realidad-normalidad un acto de supervivencia empresarial”, señala Fernando Quezada Lamas, director corporativo de Classis Corp.
Por ello, Evelyn Ruiz Moreno, directora general de Luz y Magia, brinda algunas consideraciones que deben tener en cuenta las empresas:
1.- Primero es entender el potencial de los eventos virtuales para poder sustentar su realización.
Los eventos virtuales nos permiten ir más allá de las fronteras físicas conectándonos con personas de todo el mundo, nos dan mayor accesibilidad ya que pueden participar desde cualquier lugar con acceso a internet y nos permite manejar estadísticas del evento en tiempo real para considerarlas en las estrategias de la empresa.
2.- Una vez que se tiene luz verde para realizar los eventos virtuales vamos a: Planificar / Explorar / Realizar Pruebas.
Un evento virtual es una producción multimedia/audiovisual que involucre varias acciones de pre producción, transmisión y post producción por lo que se recomienda planificar con anticipación, mediante un calendario de eventos y un brief para empezar con el proceso creativo y tener el tiempo suficiente para las pruebas necesarias.
3.- Centrarse en las personas
Un error clásico de la transformación digital es centrarse en la tecnología en lugar de las personas. La experiencia, creatividad y capacidad de gestionar recursos de los expertos en eventos son claves para producciones exitosas.
Centrarse únicamente en adquirir o rentar lo último en tecnología, pero sin el respaldo de expertos es similar a comprarme una cámara profesional de fotografía pero usarla solo en automático. Además, hay que ser consciente que los eventos son realizados por personas para personas.
Para ello, es necesario conectar emocionalmente con el público para que este participe activamente y sienta que es una experiencia enriquecedora. “Para trasladar valor a la audiencia online lo primero que debemos hacer es conocer a la audiencia: ¿cuáles son los insights, las necesidades, las motivaciones y las expectativas?”, recalca
En Luz y Magia, uno de los servicios que tiene más acogida es el streaming de tv para eventos corporativos y celebraciones, se incorpora herramientas interactivas como aplicaciones para encuestas, sorteos, concursos y una plataforma de mensajería para que los participantes envíen durante la transmisión en vivo, contenido que se lleva al switcher para que puedan verlo en pantalla.
Koki Moran, Gerente General de KMJK, señala que se obtienen beneficios adicionales en los eventos virtuales como los reportes y métricas y el alto nivel de convocatoria a diferencia de los eventos presenciales.
A pesar de ello, en los eventos presenciales la experiencia vivencial era esencial para generar una conexión con el público , es decir, lo que tus sentidos percibían y que se transformaban en emociones , para posteriormente recordarlo una y otra vez en medida del impacto que tuviste como experiencia en conjunto asociada a la marca que hizo posible esto.
“Piensen en los eventos virtuales como algo totalmente nuevo, no tratemos de imitar los eventos presenciales, sino hay que darles una nueva experiencia al consumidor utilizando la mejor tecnología posible”, menciona Edgar Jimenez, Gerente General de Megashow.
Por su parte, Fernando Quezada Lamas, director corporativo de Classis Corp, enfatiza que el reto es trasladar la experiencia y llevar el evento no solo a contenidos o transaccionalidad, sino poder generar el networking y la interacción social tan importantes en la valoración del mundo presencial.
“Redefinir propósitos con mensajes que transparenten el comportamiento de las organizaciones, ayudando a sus equipos o clientes objetivo a “cruzar la tormenta” en un mundo volátil, incierto, complejo y ambiguo, y en ese viaje definirse como autoridad o commodity”, agrega.
Entonces ¿Volverán algún día los eventos a la normalidad? De acuerdo con una columna del Financial Times, las conferencias y eventos regresarán en algún momento a la normalidad porque se sigue buscando el contacto cara a cara para hacer un negocio. Más allá de la inclusión de nuevas tecnologías que les permitan a los asistentes escuchar una conferencia desde sus casas, como se hace ahora por Zoom u otras plataformas, la industria debe reajustarse a la nueva realidad.
Es probable que los eventos en un futuro migren a un formato híbrido, en el que se entrelace lo virtual con la presencia física, ya que se seguirán llevando a cabo conferencias y otras actividades con un aforo limitado.
Asimismo, contar con un plan B para solucionar inconvenientes será esencial en las organizadoras, pues la incertidumbre continuará por un tiempo. También se modificarán las normas sociales de los eventos, el regalar merchandising de marca o el intercambiar tarjetas podrían quedar en el pasado.
El modelo ha de cambiar y quizás esto haga de muchos eventos sectoriales, un negocio inviable mientras la vuelta a la normalidad, siga siendo algo que parece se hará esperar.
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